Riešenia
Automatizácia fakturácie
Krátka odpoveď
Prijatá faktúra sa dnes dá spoľahlivo vyťažiť automaticky — dodávateľ, IČO, číslo, dátumy, suma, DPH a väčšinou aj položky. Presnosť pri bežných slovenských faktúrach je vysoká, ale nikdy nie stopercentná, a preto sa neautomatizuje schválenie, len jeho príprava. Rovnaká logika platí pri vystavovaní: podklad vzniká sám, faktúru potvrdí človek.
01Čo sa dá zautomatizovať
Celý cyklus okrem rozhodnutí.
- 01Príjem faktúr z mailu, schránky alebo skenu na jedno miesto.
- 02Vyťaženie hlavičky aj položiek a kontrola súčtov a DPH.
- 03Schvaľovací proces — komu ide na schválenie a čo sa stane, keď mešká.
- 04Párovanie na objednávku alebo na predpokladanú sumu a upozornenie na rozdiel.
- 05Odovzdanie do účtovníctva a spätné načítanie stavu úhrady.
02Kde vstupuje človek
Do schválenia a do sporných prípadov. Systém pripraví podklad — vyťažené údaje, porovnanie s objednávkou, upozornenie na nezrovnalosť — a človek stlačí schváliť alebo pošle faktúru späť.
Model nemá počítať ceny ani rozhodovať s finančným následkom. Má vytiahnuť čísla a kontrolu nechať na kód, ktorý dá zakaždým ten istý výsledok.
03Čo to prináša
Menej prepisovania a rýchlejšie schvaľovanie, ale hlavný efekt býva inde: prestanú sa platiť duplicity a faktúry po splatnosti, lebo systém na ne upozorní skôr, než prejdú. Pri väčšom objeme to samo osebe zaplatí celé riešenie.
Ak vystavujete alebo prijímate menej než desať faktúr mesačne, automatizáciu nerobte — prepísať desať faktúr je hodina práce mesačne.
Časté otázky
- Akú presnosť má automatické vyťaženie faktúr?
- Pri bežných slovenských faktúrach vysokú pri hlavičke a o niečo nižšiu pri položkách. Nikdy nie stopercentnú, preto sa automatizuje príprava, nie schválenie.
- Napojíte to na naše účtovníctvo?
- Áno. Cloudové účtovníctvo s REST API je pár dní práce, lokálne systémy ako Pohoda alebo Omega idú cez XML alebo import a treba počítať s dávkovým prenosom.
- Môže systém faktúru rovno zaúčtovať a zaplatiť?
- Zaúčtovať po schválení áno. Platbu nie — to je rozhodnutie s finančným následkom a ostáva na človeku.