Dá sa prijatá faktúra spracovať automaticky?

Áno. Údaje z hlavičky — dodávateľ, IČO, čísla, dátumy, suma a DPH — sa vyťažia spoľahlivo, položkový rozpis o niečo horšie, hlavne zo skenov.

Môže systém faktúru aj schváliť?

Nemal by. Za zaplatenie niekto ručí, a to sa nedá delegovať na softvér. Systém má schválenie pripraviť a zvýrazniť, čo nesedí.

Ako spoznám, že vyťažovanie prestalo fungovať?

Podľa toho, koľko faktúr prejde bez zásahu človeka. Keď toto číslo klesne, väčšinou zmenil niektorý dodávateľ šablónu.

Automatizácia spracovania prijatých faktúr

4. novembra 20255 min čítania

Krátka odpoveď

Prijatá faktúra sa dá dnes spoľahlivo vyťažiť automaticky: dodávateľ, IČO, číslo, dátumy, suma, DPH a väčšinou aj položky. Presnosť pri bežných slovenských faktúrach býva vysoká, ale nikdy nie stopercentná — a preto sa neautomatizuje schválenie, len jeho príprava.

01Ako to prebieha

Faktúra príde mailom alebo sa nafotí. Systém z nej vytiahne údaje, nájde dodávateľa podľa IČO, priradí ju k objednávke, ak nejaká existuje, a pripraví na schválenie s tým, čo si nie je istý, zvýrazneným.

Človek to potvrdí alebo opraví. Faktúra ide do účtovníctva a do prehľadu záväzkov. Celé to trvá sekundy namiesto minút a hlavne sa to deje priebežne, nie v posledný deň mesiaca.

02Akú presnosť čakať

Hlavička faktúry — dodávateľ, čísla, sumy — býva spoľahlivá takmer vždy. Položkový rozpis je horší, hlavne pri skenoch a pri dodávateľoch s nezvyčajným rozložením.

Preto sa oplatí merať, koľko faktúr prejde bez zásahu. Ak toto číslo klesne, niečo sa zmenilo — typicky dodávateľ zmenil šablónu.

03Kde musí byť človek

Pri schválení. Nie preto, že by systém nevedel porovnať sumu s objednávkou, ale preto, že za zaplatenie niekto ručí a to sa nedá delegovať na softvér.

A pri nezhodách. Faktúra, ktorá nesedí s objednávkou alebo s dodacím listom, má ísť k človeku aj s tým, v čom presne nesedí.

04Čo z toho firma má

Menej prepisovania a hlavne prehľad o záväzkoch priebežne. Firma, ktorá vidí, koľko má nezaplatených faktúr a kedy sú splatné, sa rozhoduje o peniazoch inak než tá, ktorá to zistí na konci mesiaca.

Vedľajší efekt, ktorý sa neplánuje: duplicitné faktúry sa prestanú platiť dvakrát. Pri väčšom objeme to samo osebe zaplatí celé riešenie.

Časté otázky

Dá sa prijatá faktúra spracovať automaticky?: Áno. Údaje z hlavičky — dodávateľ, IČO, čísla, dátumy, suma a DPH — sa vyťažia spoľahlivo, položkový rozpis o niečo horšie, hlavne zo skenov.
Môže systém faktúru aj schváliť?: Nemal by. Za zaplatenie niekto ručí, a to sa nedá delegovať na softvér. Systém má schválenie pripraviť a zvýrazniť, čo nesedí.
Ako spoznám, že vyťažovanie prestalo fungovať?: Podľa toho, koľko faktúr prejde bez zásahu človeka. Keď toto číslo klesne, väčšinou zmenil niektorý dodávateľ šablónu.